Organización de eventos

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción decongresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento , es la de realizar el presupuesto y el cronograma, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logísticaintegral, entre otros.

• Objetivos o Pregunta al patrocinador cuál es la auténtica razón por la que quiere organizar el evento, porque ha de estar muy clara antes de emprender la fase de planificación –muchos eventos fracasan debido a unos objetivos mal definidos–. o Pregúntate si es realmente necesario, ya que es posible que haya una manera más barata pero igualmente eficaz de llegar al público beneficiario.

• Comité de planificación y el papel del coordinador

o Constituye un comité de planificación, que debe incluir al patrocinador o a su representante, además de representantes de todos los implicados (entidades, instituciones, público beneficiario, etc.). o Nombra como miembros del comité a personas que estén acostumbradas al trabajo en equipo y autorizadas para tomar decisiones; y recuerda: "cuanto más, mejor" no es cierto en cuanto a comités de planificación. o Nombra un coordinador que, si procede, esté autorizado para tomar decisiones. o A fin de controlar gastos, el coordinador debe ser la única persona autorizada para ordenar pagos.

• Público beneficiario o Determina con precisión cuál es tu público beneficiario y, si desconoces sus necesidades reales, identifícalas mediante una encuesta. o Investiga lo que están haciendo tus competidores directos o asociaciones similares para identificar las tendencias actuales y, consiguientemente, cualquier desequilibrio en la demanda. o Si es importante llegar a un público lo más amplio posible, estudia la posibilidad de organizar un evento multidisciplinario, incluir vídeo conferencias o utilizar la difusión por Internet.

• Presupuesto o Basa tu presupuesto en las estadísticas de experiencias anteriores, de ser posible. o Fija un presupuesto para el evento, apartando el 10% para imprevistos. Esto es crucial porque los recursos financieros disponibles influirán directamente en las otras decisiones que habrás que tomar. o Determina quiénes entre el patrocinador y los participantes van a asumir cada capítulo de gastos o Si se prevén beneficios o cubrir los gastos, identifica todas las fuentes de ingresos. o Estudia todos los riesgos potenciales antes de decidir qué tipo de cobertura del seguro vas a necesitar, además de responsabilidad civil, que es imprescindible.

• Formato y duración o Decide qué formato se adapta mejor al público beneficiario. o Al establecer la duración del evento, sé realista.

• Asistencia prevista o Al calcular la asistencia prevista, no te dejes llevar por el optimismo. o Si no hay estadísticas disponibles de experiencias anteriores, realiza investigaciones sobre el mercado o una encuesta (a pesar de ser caro y laborioso, puede ahorrarte mucho dinero y estrés a la larga). o Decide si vas a invitar a conferenciantes y/o personalidades, y comprueba si van a necesitar un intérprete. o Calcula la cantidad de personal que vas a necesitar durante el evento y si vas a utilizar a tu propia plantilla o a trabajadores ocasionales. o Ten en cuenta que los eventos de envergadura, o aquéllos en los que participan personalidades, exigirán medidas de seguridad. o Toma las medidas necesarias para los asistentes con alguna discapacidad.

• Programación o Si el evento es de envergadura, organízalo con al menos 12 meses de antelación. o Sé flexible en cuanto a las fechas de celebración; si el presupuesto es ajustado, tendrás que negociar las tarifas más económicas para el alojamiento, billetes de avión (en su caso), comidas, y salas de reunión o lugares de celebración. o Ten en cuenta las fiestas nacionales, regionales y locales, las vacaciones escolares, otros eventos similares que se celebran al mismo tiempo y las condiciones meteorológicas previstas, puesto que todos estos factores pueden influir negativamente en la asistencia. o Contrata a los conferenciantes con mucha antelación.

• Destino y lugar de celebración o Decide dónde vas a celebrar el evento y en qué tipo de lugar de celebración (que desde luego debe adaptarse bien al formato). o Si estás organizando un evento corto o de un sólo día, elige un lugar de celebración accesible, cerca de donde vive o trabaja la mayoría de los asistentes. (Con el auge de los vuelos de bajo coste, y mejores enlaces por carretera y ferrocarril, en algunos casos se puede pasar por alto esta recomendación.) o Haz una selección de lugares de celebración potenciales, subrayando las ventajas y desventajas de cada uno de ellos. o Al igual que antes, sé realista: no es tan sencillo transportar a 100 personas de diferentes países a un retiro en las montañas que a un centro de convenciones rural a media hora por carretera de un aeropuerto internacional. o Si vas a contratar, parcial o totalmente, una agencia de organización o a un experto externo, prepara una petición de presupuesto detallada. o Haz una selección rigurosa de agencias o expertos cualificados que puedan proporcionarte cartas de recomendación o que te hayan sido expresamente recomendados. o Ten siempre un plan para situaciones improvistas. o Aunque la rápida expansión del Internet lo hace innecesario, en el caso de eventos de envergadura sigue siendo una buena idea hacer al menos una visita de inspección al lugar de celebración.

Se hace una clara definición del por que los objetivos,comite de planificación y el papel del coordinador,público beneficiario,presupuesto,formato y duración,asistencia prevista, programación, y lugar de la celebración. Dependiendo del tipo de evento, también puede formar parte de la gestión: el desarrollo de una línea temática, el registro previo y la acreditación de los participantes, la coordinación de los oradores o conferencistas, la decoración del lugar, mobiliario, equipamiento audio-visual, entoldados, servicio de seguridad, baños portátiles, planes de contigencia y de evacuación, servicios médicos y limpieza.

La organización de eventos es un campo de estudio relativamente nuevo. Existen diferentes instituciones, en algunos casos universitarias, que capacitan y entrenan a los futuros profesionales en la materia, tanto en aspectos teóricos como técnicos.

Si bien en idioma inglés hay diferentes modos de referirse al experto en organización de eventos: conference coordinator, convention planner, special event coordinator, meeting manager, meeting planner, la modalidad más común en español es la denominación organizador de eventos.

En algunos países de habla hispana también se utilizan las siglas OPC (organizador profesional de congresos/ certàmenes/convenciones) u OPE (organizador profesional de eventos).

El mercado de los eventos también es identificado con el acrónimo MICE: Meetings (reuniones), Incentives (incentivos), Conferences (congresos) y Exhibitions (exposiciones).

protocolo empresarial : Vestir para una reunión de negocios. Reglas de vestuario para sus encuentros sociales y laborales.

La presencia es una de las cartas de presentación de cualquier persona ante los demás. Es importante en la vida diaria pero lo es aún más en sus reuniones de negocios. Tal y como se suele decir "Te reciben según te presentas, te despiden según te comportas". La ropa es su envoltorio y, por lo tanto, en lo primero que se fijan.

Entre las principales reglas que todo hombre de negocios debe conocer sobre el vestuario, podemos destacar:

1. Calidad.

Los rusos son grandes amantes de las marcas de lujo de ropa. Todos aquellos que se lo pueden permitir utilizan las mejores marcas en su vestuario. Y esta tendencia es mucho más visible en los ejecutivos y los hombres de negocios.

2. Hombres.

Los hombres suelen vestir trajes, de corte clásico y corbata. Colores oscuros, azul noche, grises, negro, etc. También se admiten diseños más modernos y colores como los tierra. Complementos pocos pero de calidad, sobre todo oro.

3. Mujeres.

Las mujeres, vestidos o trajes de chaqueta de corte clásico. Zapatos planos o de medio tacón. No son recomendables los tacones altos. Complementos, los justos. En eventos sociales, se puede utilizar más complementos. Si realiza algún tipo de visita turística, y se incluyen iglesias o sitios similares, debe vestir camisas o blusas de manga larga, sin escote y faldas por debajo de la rodilla o pantalones. Para ciertas iglesias, se debe cubrir la cabeza, también.

4. Vestuario informal.

Si es invitado a una casa de campo, a un encuentro informal al aire libre o recibe una invitación similar, puede vestir de vaqueros y jersey o una combinación parecida, en función de la época del año. Las mujeres pueden vestir pantalón y blusa, falda y blusa o una combinación similar.

5. Estaciones.

Hay que tener en cuenta que las estaciones del año en Rusia son muy distintas y por ello el vestuario lo debemos adaptar a las mismas.

6. Variedad.

No hay que olvidarse, en función de los días que vaya a estar en el país, llevar un amplio surtido de ropa; ellos suelen fijarse mucho en el vestuario de sus colegas. Por ello, hay que tratar de no repetir un mismo traje durante todos los días de nuestra estancia.

7. Armonía.

Vestir no solo es colocarse una serie de prendas encima, sino que hay que saber combinarlas en cuantos formas, colores y tejidos. Sino está muy familiarizado en la materia  lo mejor es consultar con expertos o profesionales. Una ropa de calidad puede quedar "anulada" por una mala combinación de colores o de prendas.

8. Pieles.

El clima tan frío que tienen durante gran parte del año, hace que los abrigos y complementos de piel sean muy utilizados. Es una buena oportunidad para lucir o adquirir uno de estos abrigos, de excelenta calidad y de muy buen resultado contra el frío.

protocolo social:Cómo vestir en cada ocasión.

Los dictados de la moda suelen ser bastante tenidos en cuenta, sobre todo en lo que a vestuario de sport y formal se refiere.

La etiqueta de cualquier evento la marcan los anfitriones, por lo que debe estar dispuesto a presentarse tal y como los anfitriones le indiquen cuando le invitan, aunque solo sea como una muestra de respeto hacia ellos.

Al igual que en otros muchos países del mundo, los dictados de la moda suelen ser bastante tenidos en cuenta, sobre todo en lo que a vestuario de sport y formal se refiere. El vestuario de etiqueta suele ser más rígido.

Salvo ocasiones especiales, para cualquier reunión de negocios lo más adecuado es el traje clásico, corbata y calzado de cordones. Si la época del año, es una estación calurosa, puede optar por alguna prenda más de sport, aunque el traje sigue siendo la opción más recomendable. Para las mujeres, el traje de chaqueta, el conjunto de falda-blusa, o pantalón-blusa, suele ser lo más adecuado, en la mayoría de las ocasiones.

Aunque existe una costumbre bastante generalizada, de quitarse la chaqueta durante las reuniones, quedará mucho más elegante si permanece con ella puesta durante toda la reunión. Lo mismo en el restaurante o cualquier otro lugar.

Si el encuentro es una casa particular, el vestuario dependerá del tipo de evento al que le inviten. No es lo mismo una cena en su honor o con una cierta formalidad, que una barbacoa. Si duda, no le de debe dar reparo en preguntar a sus anfitriones por el tipo de ropa que suelen utilizar para este tipo de reuniones. Es mejor informarse que aparecer de forma poco adecuada. Recuerde, que cada país tiene sus costumbres y no puede dar nada por sentado.

La época del año (las estaciones) suele determinar, en una buena parte de las ocasiones, el tipo de tejidos y colores a elegir. El vestuario de etiqueta es uno de los que menos varían por cuestiones climatológicas. No admite muchos cambios, al menos en las prendas básicas. Si, en cambio, que el vestuario de diario, de sport, informal o cualquier otra variante del mismo, es bastante diferente en función de la época del año en que visite el país.

Salvo que vaya de turismo (e incluso aquí, depende del tipo de turismo que haga), evite los pantalones cortos o pirata, las camisetas sin mangas y este tipo de vestuario no adecuado para un encuentro con sus anfitriones, aunque sea una barbacoa

El frac. Historia. Prendas que lo componen.

Es el atuendo de gran gala. Podemos decir que es la indumentaria masculina de máxima etiqueta.

Se utiliza generalmente de noche y en lugares cerrados. No es habitual en ningún ropero masculino (a no ser que sea una personalidad o un amante de los trajes de etiqueta), por lo que la mejor opción, en caso de necesidad, es proceder a su alquiler en alguna casa especializada en la materia. Generalmente sastrerías y tiendas especializadas de caballeros.

Por delante llega hasta la cintura, y por detrás tiene dos faldones, separados entre si y que llegan a la altura de las rodillas (por su parte posterior).

Las prendas básicas que componen este vestuario son:

1. Chaqueta.

De color negro o azul-negro, en tejido de granito, gen

"El frac representa el vestuario de máxima etiqueta para los hombres"

eralmente. Por delante llega hasta la cintura y por detrás lleva dos faldones caídos. Las solapas en seda, sin brillos, preferiblemente mates.

2. Camisa.

Blanca, de pechera dura o muy almidonada, cuello subido (de pajarita) y puño de doble ojal, para los gemelos. Preferiblemente de hilo. La abotonadura puede ser de perlas o pequeños brillantes, en algunos casos.

3. Chaleco.

Ajustado, cruzado o recto de una fila de botones. Para actos Académicos o Religiosos de color negro. Para el resto de actos, blanco, por regla general. Tejido de piqué o moaré de seda.

4. Pajarita.

Blanca y hecha de lazo. Evitar las de nudo hecho. El tejido: piqué.

Foto  stock.xchng.vi  Maniquí con un frac.

5. Pantalones.

Negros, de corte clásico y lisos, del mismo género que la chaqueta. Cinta lateral de unos 2 cms. de ancho, generalmente en raso.

6. Calcetines.

Negros, de hilo o seda.

7. Zapatos.

Negros, de corte clásico, preferiblemente de cordones y de brillo, tipo charol.

8. Sombrero.

De copa, negro y en seda mate.

9. Guantes.

De color gris claro, blancos o color hueso. De gamuza.

En caso de utilizar pañuelo, blanco y de lino o hilo.

El frac admite todas las medallas y condecoraciones. Si se viste banda, habrá de hacerse por encima del chaleco, si el acto lo preside un Jefe de Estado (obligatorio). Si el tiempo lo requiere, con las prendas de etiqueta podemos vestir encima un abrigo recto, largo, de corte clásico, negro o azul marino, de lana o de cachemir.

En algunos lugares, aún es utilizada la capa en vez del abrigo. Si llevamos bufanda, blanca y de seda, lana fina o cachemira en función de la época del año.

El frac, se viste en actos académicos, recepciones, cenas, etc. de gran gala.

La corbata negra se usa, en actos religiosos y académicos. La corbata blanca es usada en recepciones y cenas de gala (y actos similares).

El chaleco negro se usa en actos religiosos y académicos. El chaleco blanco, se deja para usar en el resto de los actos (no religiosos o académicos).

El esmoquin. (Smoking). Origen. Prendas que lo componen. Cómo y cuándo se viste.

Indumentaria de fiesta, utilizada principalmente para celebraciones de última hora de la tarde y noche.

Atención, es una prenda de fiesta no de ceremonia, aunque en países anglo parlantes y otros países del mundo no hacen este tipo de distinciones, en España no se utiliza para vestir de etiqueta en ceremonias (como por ejemplo, una boda).

El origen se remonta al siglo XIX, y se dice que la utilizaban los caballeros Británicos para fumar (fumar = smoke, de ahí llamar al atuendo "smoking"). La palabra equivalente en castellano es el esmoquin.

Las prendas básicas que componen un esmoquin son:

1. Chaqueta.

De color negro, azul oscuro, granate o blanco. Variable según el sitio y la época del año. El más utilizado es el negro. Puede ser recto o cruzado, con solapas redondas de gran abertura, en seda o raso brillante. Si la chaqueta es cruzada no se debe vestir fajín. Solo se abrocha el botón superior.

"El smoking, en España, es una prenda de fiesta no de ceremonia"

2. Camisa.

Blanca o de un color marfíl muy claro. Ya sea de hilo, lisa o con alguna lorza. Cuello bajo (de pajarita) y puño doble para los gemelos.

3. Pajarita.

Negra, de seda y de lazo, aunque también se admiten las hechas. También puede ser azul marino o burdeos en función de la chaqueta que vistamos.

4. Fajín.

En seda o raso, a juego con la pajarita. En caso de vestir fajín no se puede llevar chaleco.

Foto  stock.xchng.vi  Caballero de smoking tomando una copa.

5. Pantalón.

Siempre de igual color que la chaqueta, excepto el de verano o media etiqueta (blanco) que se viste con pantalón negro. De corte clásico, y con una cinta de seda lateral.

6. Calcetines.

Finos, de seda o hilo y negros.

7. Zapatos.

Negros, de cordones y de charol. Son admitidos zapatos de charol negros de corte clásico con hebilla.

8. Chaleco.

De seda o del mismo tejido que el esmoquin. Se viste en lugar del fajín.

9. Guantes.

Blancos o de color hueso o gris. En gamuza o piel.

Si queremos llevar un pañuelo, este habrá de ser blanco, en hilo o algodón.

La chaqueta blanca solo debería vestirse en verano o primavera, y generalmente enespacios abiertos.

El esmoquin no admite condecoraciones y es utilizado en bailes, fiestas y espectáculos, principalmente.

El esmoquin, no admite condecoraciones, si bien admite únicamente, el botón colocado en el ojal del lado izquierdo.

Aunque el esmoquin, como se dijo anteriormente, puede ser de diversos colores, el más utilizado y elegante, es el negro o azul-negro, válido para la mayor parte de celebraciones.

Esta prenda se usa en fiestas, recepciones y cenas, principalmente. No obstante, dependiendo del país, puede ser usada en otras ocasiones, y de diferentes maneras para los mismos eventos.

el chaque.: prendas que lo componen como y cuando se viste?

Prenda de vestir de etiqueta para utilizar durante el día (por la mañana y hasta el atardecer, entre las seis a ocho de la tarde, más o menos). El negro es el más ceremonioso y habitual, aunque está ganando terreno el gris. También es conocida como prenda de mañana.

El origen parece ser que se remonta al siglo XIX, y era utilizado, en un principio, como indumentaria para montar a caballo en la Corte Británica. Es un atuendo de vestir de ceremonia, muy utilizado en bodas, actualmente.

Las principales prendas que lo componen son:

1. Camisa.

Blanca, rígida (bien almidonada), de cuello normal sin botones. Puño doble para gemelos. Tejidos más habituales hilo o popelín.

"Las prendas se pueden combinar de muy distintas formas"

2. Corbata.

Gris, preferiblemente de seda y nudo tipo Windsor. Puede ir adornada por un alfiler de corbata con una cabecita de perla.

3. Chaleco.

Gris, de una fila de botones, de corte clásico. Para los entierros deberá ser negro. Para las bodas, blanco, en seda piqué. Aunque actualmente está siendo una moda utilizar otros colores, como el amarillo. También puede ser recto, o cruzado de 3 o más botones.

4. Pantalón.

Gris o negro, listado de finas rayas verticales, y de corte clásico. El tejido puede ser un cheviot.

5. Calcetines.

Finos de color negro de hilo o seda.

6. Zapatos.

Negros, lisos y de piel, preferiblemente de cordones. Mates o de poco brillo (no brillo tipo charol).

Foto  stock.xchng.vi  Novios al salir de la iglesia.

7. Chaqueta.

Prenda tipo levita, con faldones separados en su parte delantera y solapas clásicas. Puede ser negro o gris marengo, confeccionado en vigoña, principalmente.

8. Sombrero.

Aunque ya no es frecuente su utilización, el sombrero será de copa, negro o gris, en pelo o seda brillante.

9. Guantes.

De vestir, de ante u otra piel similar, de color gris. Son poco utilizados.

Otros complementos: el bastón, apenas utilizado; pañuelo, de hilo, de color blanco y liso, o con iniciales grabadas.

El chaqué no admite condecoraciones (puede lucirse alguna miniatura de las mismas). En las bodas, es aconsejable diferenciar el color del chaqué del novio del de los testigos.

Los chaqués han evolucionado sobre su "formato clásico" al extenderse su utilización, sobre todo en las bodas que se consideran de cierto "postín". La parte que más novedades ha incorporado es el chaleco, dándole un toque de "color" a este tipo de vestimenta. Podemos verlos en una amplia gama de tonos pastel.

Por ejemplo, se ha "importado" en cierta medida, la costumbre de utilizar un chaqué de color gris, que es muy utilizado en Francia y Reino Unido, para las bodas y las carreras de caballos (véase Ascott, por ejemplo).

No obstante, todos ellos son válidos, siempre que se respeten los principales componentes del atuendo, y se vista en su horario (aunque esto tampoco suele ser muy respetado, sobre todo en las bodas por la noche).

protocolo y etiqueta en el vestir

Este blog esta destinado para la clase de servicio al cliente, el el colegio santa catalina de sena jornada de la tarde, grado 10e, con la profesora sonia rocha.